浅谈如何做好专业技术人员业务档案工作
2024.01.15 中国矿业报
◎ 王丽萍
专业技术人员是企事业单位的行为主体，在推进社会经济事业发展中起到了重要作用。专业技术人员的档案建设是专业技术人员管理的一项重要基础工作，如何建立和完善专业技术人员业务档案，全面、系统地了解和掌握各类专业技术人员的业务状况，考核他们的业务水平及工作能力，使得人尽其才、合理使用，是企事业单位人才管理的一个重要方面，可以从以下方面进行尝试。
一、“专业技术人员业务档案”的界定
专业技术人员业务档案是真实记载和全面反映一个专业技术人员工作经历、职务、学识水平和工作业绩的个人档案。它具有人事档案和普通文书档案的特点，形成了自己的特色：
（一）专业技术人员的基础材料。主要包括专业技术人员的履历表、学历、学位毕业证书复印件（包括学历变动）、继续教育学分证书、计算机模块成绩单、职称外语成绩单、结业证书的复印件等；各种专业技能考试、考核合格证书、资格证书等，反映专业技术人员个人资历和业务技能水平的各种材料。
（二）专业技术人员任职资格评聘材料。主要指专业技术人员职称晋升中形成的文件材料，包括历次任职资格申报表、评审表、任职资格证书以及聘任证书。
（三）专业技术人员从事科研技术的成果材料。主要包括反映专业技术人员业绩的专业工作总结、技术报告、发表的学术论文、主持或参与的科研项目完成者证书和获奖证书等。
（四）专业技术人员的考核材料。主要是每年度对专业技术人员考核的考核登记表。内容有本人述职、培训、进修学习情况，学术论文及重要技术报告情况，完成主要专业技术工作情况，工作奖惩情况，部门领导评定意见、考核小组审核意见，主管部门领导意见及被考核人意见等。
二、专业技术人员业务档案的归档要求
专业技术人员业务档案不可能囊括人们在社会实践中所反映的全部信息，它只能取其精华，择其本质。
（一）坚持适用性。凡管理对象的专业技术成果、重要调查报告、社会反响及价值，凡各种考核的结论、鉴定材料，凡其他能反映管理对象道德品质、学识水平的有关材料，都是专业技术人员业务档案立案归档范围。
（二）坚持时效性。进行完毕的事，应当及时归档。或定期，如半年、一年一次，由档案管理人员对档案对象的有关材料整理、筛选，或不定期，随时能反映能力信息的有关材料归入专业技术人员业务档案。
（三）坚持科学性。要采取多种渠道，运用现代化科学技术，不断提高摄取人才信息的效率。由人事部门统一设计填写能力信息卡（表），可以运用声像材料，增加信息贮存量；可以采用电子计算机和微缩技术管理专业技术人员业务档案等。
三、专业技术人员业务档案材料的分类
现阶段，专业技术人员业务档案材料应分为三类：
（一）资格类。即各级专业评审委员会、学术组织、人事部门对该人员专业技术职务、学识水平的正式认定和专业工作年限等的界定材料，包括历次专业技术职务升降的任职资格表册和证件，主要有《专业技术干部专业技术职务呈报表》《已聘任（任命）专业技术职务的专业技术干部基本情况卡片》，以及其他类似材料。
（二）自传类。即专业技术人员对自己学识水平、工作业绩按时间顺序作项目的自我回顾、估价，包括《专业技术工作自传》《业务小结》《专业技术职务申请表》等。
（三）考核类。组织上和各种专业评审委员会、评审小组对该人员学识水平和工作业绩的考核材料和推荐意见，包括《专业技术干部业务考绩档案》，单位对该人员晋升某级专业技术职务的《推荐报告》《综合材料》《基层单位考核意见表》、群众座谈材料等。
四、专业技术人员业务档案材料的鉴别
专业技术人员业务档案材料鉴别的内容包括以下几个方面：
（一）材料是不是该员的。要防止张冠李戴，把不是该员的材料装进该员的档案。
（二）材料是不是属于专业技术人员业务档案内容。把属于专业技术人员业务档案内容的材料和不属于专业技术人员业务档案内容的材料加以区别，择其是者而归档，并将非专业技术人员业务档案内容的材料另作处理。
（三）材料清理是不是符合有关政策规定。要注意两点：一是以文件规定为准绳，坚决按照专业技术人员业务档案规定的内容，该归入档案的要归入；二是以审查结论为依据，对材料真伪、价值作出判断取舍。
利用专业技术人员业务档案是一项十分严肃的工作，人事部门应严格按照有关部门规定的内容，结合相关要求，提供证明材料。查阅或接触专业技术人员业务档案的人员，必须是党员干部。查档时不能在档案上划圈批注，拆散，未经批准，不得复制，借阅时间一般不得超过两个星期。
（作者单位：湖南省自然资源调查所）
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